让菜鸟变成Excel高手的技巧

第五招：留头去尾（Left函数）

此招用来对原始数据进行截龋截取的方式是从第一个字符开始，截取用户指定长度的内容。

例如：在一个工作表中，某一列的资料是地址，录有盛市、街道等。如果你想插多一列，加入省份的资料，以便进行省份筛选，则可用该函数自动进行截取，而无需人工输入。

使用语法

LEFT(text,num_chars)

Text 是包含要提取字符的文本字符串，可以直接输入含有目标文字的单元格名称。

Num_chars 指定要由 LEFT 所提取的字符数。

Num_chars 必须大于或等于 0。

如果 num_chars 大于文本长度，则 LEFT 返回所有文本。

如果省略 num_chars，则假定其为 1。

应用示例：
 

第六招：去头留尾（Right函数）

此招与上招刚好相反，截取的方式是从最后一个字符开始，从后往前截取用户指定长度的内容。

使用语法

RIGHT(text,num_chars)

RIGHTB(text,num_bytes)

Text 是包含要提取字符的文本字符串，可以直接输入含有目标文字的单元格名称。

Num_chars 指定希望 RIGHT 提取的字符数。

注意：Num_chars 必须大于或等于 0。

如果 num_chars 大于文本长度，则 RIGHT 返回所有文本。

如果忽略 num_chars，则假定其为 1。

应用示例：
 

详细解释

公式“=Right(A2,8)”中A2表示要截取的数据为A2单元格的内容“广东省东莞市… 电话：22222222”，“8”表示从最后一位开始，共截取8个字符，因此系统返回“22222222”。尽管原始数据长短不齐，但我们只关心最后的8位电话号码。
第七招：掐头去尾（MID函数）

与上面的两招不同，此招既不从第一位开始截取，也不从最后一位开始截取，而是由用户自行指定开始的位置和字符的长度。因此，若用户指定从第一位开始，便和Left函数一样。

使用语法

MID(text,start_num,num_chars)

Text 是包含要提取字符的文本字符串，可以直接输入含有目标文字的单元格名称。

Start_num 是文本中要提取的第一个字符的位置。文本中第一个字符的 start_num 为 1，以此类推。

Num_chars 指定希望 MID 从文本中返回字符的个数。

注意：

如果 start_num 大于文本长度，则 MID 返回空文本 ("")。

如果 start_num 小于文本长度，但 start_num 加上 num_chars 超过了文本的长度，则 MID 只返回至多直到文本末尾的字符。

如果 start_num 小于 1，则 MID 返回错误值 #VALUE!。

如果 num_chars 是负数，则 MID 返回错误值 #VALUE!。

如果 num_bytes 是负数，则 MIDB 返回错误值 #VALUE!。

应用示例：
 

详细解释

公式“=MID(A2,7,8)”中A2表示要截取的数据为A2单元格的内容“******19851221****”，“7”表示从第7位开始，共截取8个字符，因此系统返回用户想截取的生日时间“19851221”。

OK，我们己经学了三招，但读者可能己经发现，实际工作中，原始资料并不会如此整齐地出现，让我们很容易的用上面的三招去截龋比如说，第三招示例中，我用的都是18位的身份证号码，但实际上，很多人仍在使用15位的身份号码，这样一来，因原始数据长度不一致，导致在截取时，便会截错。再如我们的第一个例子，我们截的是3位，但实际中，有的省份名称本身就有3位，因此对这种情况，简单的套用就无法取得正确的内容。

如我在第一篇中所说，在实际的工作使用中，单一公式常常都是不够的，而需要使用组合招数。例如刚才的身份证号码不同长度问题，我们可以在招式中，加入对位数的判断，如果长度是18位，则取8位，如果是15位的，则取6位。还记得前面我们学过左右逢源吗？这一招可是相当的实用哦，我们经常会用到。另外，下面我再介绍两招，用来对单元格的内容进行判断。一个是“瞎子摸象”(Find函数)，让用户对单元格内容中指定的字符进行定位，以确认其位置。当位置被确认后，截取就是轻而易举的一件事情了。另一招是“鲁班神尺” (Len函数)，让用户对单元格内容的长度进行测量，得出其长度后，再做相应的截取处理。
第八招：瞎子摸象(Find函数)

此招用来对原始数据中某个字符串进行定位，以确定其位置。因为该招进行定位时，总是从指定位置开始，返回找到的第一个匹配字符串的位置，而不管其后是否还有相匹配的字符串，有点像瞎子摸象，摸到哪就说哪，因此取名“瞎子摸象”。

使用语法

FIND(find_text,within_text,start_num)

Find_text 是要查找的文本。

Within_text 是包含要查找文本的文本。

Start_num 指定开始进行查找的字符。within_text 中的首字符是编号为 1 的字符。如果忽略 start_num，则假设其为 1。

注意：

使用 start_num 可跳过指定数目的字符。例如，假定使用文本字符串“AYF0093.YoungMensApparel”，如果要查找文本字符串中说明部分的第一个“Y”的编号，则可将 start_num 设置为 8，这样就不会查找文本的序列号部分。FIND 将从第 8 个字符开始查找，而在下一个字符处即可找到 find_text，于是返回编号 9。FIND 总是从 within_text 的起始处返回字符编号，如果 start_num 大于 1，也会对跳过的字符进行计数。

如果 find_text 是空文本 ("")，则 FIND 则会返回数值1。

Find_text 中不能包含通配符。

如果 within_text 中没有 find_text，则 FIND返回错误值 #VALUE!。

如果 start_num 不大于 0，则 FIND返回错误值 #VALUE!。

如果 start_num 大于 within_text 的长度，则 FIND 返回错误值 #VALUE!。

应用示例：
 

上图中，对含有不同地方的数据，利用“Find”函数，非常简单地确定了“省”出现的位置。

详细解释

公式“=FIND("省",A2)”中，“省”表示要查找的文本为“省”，（实际使用中，也可以很长的一串字符）。要找查找的对象是A2单元格的内容“广东省东莞市东城区…”，因为没有指定起始位置，所以系统从第一位开始。返回的“3”，表示“省“字在第三位。而“黑龙江省哈尔滨市…”则返回4。

与Find类似，Search函数也有相同的功能。它们的区别是，Find区分大小写，而Search不分大小写（当被查找的文本为英文时）。
 

另外，在Excel中，对文本进行处理的很多函数都提供了一个特别用来处理双字节字符（如中文，日文）的函数，一般是在原函数后加“B”，如FIND, 就有一个FINDB。之前讲过的LEFT,相对应的就是LEFTB等。其实，我们在实际应用中，使用不带“B”的函数就足够了。如果你想使用带“B”的函数，则要特别注意，尤其是在组合运用函数时，其中一个函数使用带“B”的形式，则其它有带“B”形式的函数，全部都要使用其带“B”的形式，否则结果极可能是错的。

第九招：鲁班神尺 (Len函数)

此招用来对单元格内容的长度进行测量，得出其长度后，再做相应的处理。

使用语法

LEN(text)

Text 是要查找其长度的文本。空格将作为字符进行计数。

应用示例：

详细解释

公式“=Len(A2)”中A2表示要查找长度的数据为A2单元格的内容“******19851211****”，系统测量后，返回长度“18”。

好了，我们己经学完了“瞎子摸象”和“鲁班神尺”，再加上上次所学的三招（留头去尾－Left函数，去头留尾－Right函数和掐头去尾－Mid函数），对一些文本的处理，我们就能将其玩弄与股掌之上。

下面我们举一个例子，做一次实际操作。假如你有一堆公司员工的身份证号码登记表，但却没有单独的员工出生年月日这一栏，而偏偏员工的生日资料你很需要。一个一个的将其抄出来？？这未免太花时间吧！别急，利用上面的几招，不出一分钟你就能够将其“生产”出来。

第一步的思路，就是利用“掐头去尾”函数，把身份证号码的前后内容去掉，留下中间的出生日期。但因为身份证号有两种长度（15位及18位），直接套用，一定会截错。于是，我们得加上“鲁班神尺”，先量出其长度，再加上“左右逢源”这招，对不同的长度号码，我们做不同的截取，问题就解决了。

上图中，两种颜色的数据长度是不一致的，但利用公式，我们很简单的把生日数据截出来了。公式“=IF(LEN(A2)=15,"19"&MID(A2,7,6),MID(A2,7,8))”中，我们利用IF函数，用Len函数对A2的长度进行判断，如果等于15，则返回“"19"&MID(A2,7,6)”，表示如果为15位的身份证号码，就在其之前补上“19”（注：“＆”符号在Excel中，用来把两个数据合并在一起），然后对A2单元格中的数据从第7位开始，截6位出来，合在一起刚好8位。如果不是15位，则返回“MID(A2,7,8))”，表示直接在A2单元格的数据中，从第7位开始，截取8位出来。做完第一个公式后，不管下面还有几千或几万个数据，一拖到底即可。

对于要求比较简单的用户，得到这个结果己经够用了。但实际上，这个取出来的数据，并不是日期格式的。因此，就无法像对待日期那样处理它，如更改日期格式，或设置条件格式化，让当天为生日的数据显示为红色等。

要让其变为日期，其实也是很简单。只是其中一招我们还未介绍－Datevalue，同时，取出的数据，也需额外加上分隔符，让系统识别。我先把公式列在这里，有兴趣的用户可以试试。

=DATEVALUE(IF(LEN(A2)=15,"19"&MID(A2,7,2)&"-"&MID(A2,9,2)&"-"&MID(A2,11,2),MID(A2,7,4)&"-"&MID(A2,11,2)&"-"&MID(A2,13,2)))

记住：公式得出的结果，是一个时间序列号，日期格式你们可自行设置。下图中，C3及C5单元格的“30720，30034”就是因没设置日期格式而直接显示序列值。

下面我们再来看一个使用了“瞎子摸象”函数的例子。

假如有这样一串数据，格式类似Bill Gates (****) Bill.Gates@hotmail.com或Charles Peng (****) Charles.Peng@sqtong.com，我们需要取出其中的邮件地址部分。因为其邮件地址时长时短，因此，无法直接截取，单用Len函数也无法实现。但根据观查发现，邮件地址起始于“）”后，因此我们可以利用“瞎子摸象”Find函数，先定出每个数据中的“）”位置，再用Len量出整个数据长度，相减之后，就是邮件地址的长度，这样，用“去头留尾”函数就可将需要的数据取出。公式为：=RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND(")",A2))。

上图中，对含有不同地方的数据，利用“Left”函数，非常简单分离出了他们的省份。

详细解释

公式“=Left(A2,3)”中A2表示要截取的数据为A2单元格的内容“广东省东莞市东城区…”，“3”表示从第一位开始，共截取3个字符，因此系统返回“广东省”。