如何巧妙地运用Excel电子表格进行汇总？

2009-06-03 18:55 文章来自：悠然看南山的博客 如果我们在用Excel XP处理庞大的数据信息时，不注意讲究技巧和方法的话，很可 能会花费很大的精力。因此如何巧用Excel XP，来快速输入信息就成为各个Excel XP用 户非常关心的话题，我向大家介绍几则这方面的小技巧。 1、快速输入大量含小数点的数字 如果我们需要在Excel XP工作表中输入大量的带有小数位的数字时，按照普通的输入方 法，我们可能按照数字原样大小直接输入，例如现在要在单元格中输入0.05这个数字 时，我们会把“0.05”原样输入到表格中。不过如果需要输入若干个带有小数点的数字 时，我们再按照上面的方法输入的话，每次输入数字时都需要重复输入小数点，这样工 作量会变大，输入效率会降低。其实，我们可以使用Excel XP中的小数点自动定位功 能，让所有数字的小数点自动定位，从而快速提高输入速度。在使用小数点自动定位功 能时，我们可以先在Excel XP的编辑界面中，用鼠标依次单击“工具”/“选项”/“编 辑”标签，在弹出的对话框中选中“自动设置小数点”复选框，然后在“位数”微调编 辑框中键入需要显示在小数点右面的位数就可以了。以后我们再输入带有小数点的数字 时，直接输入数字，而小数点将在回车键后自动进行定位。例如，我们要在某单元格中 键入0.06的话，可以在上面的设置中，让“位数”选项为2，然后直接在指定单元格中 输入6，回车以后，该单元格的数字自动变为“0.06”，怎么样简单吧？ 2、快速录入文本文件中的内容 现在您手边假如有一些以纯文本格式储存的文件，如果此时您需要将这些数据制作成 Excel XP的工作表，那该怎么办呢？重新输入一遍，大概只有头脑有毛病的人才会这样 做；将菜单上的数据一个个复制/粘贴到工作表中，也需花很多时间。没关系！您只要 在Excel XP中巧妙使用其中的文本文件导入功能，就可以大大减轻需要重新输入或者需 要不断复制、粘贴的巨大工作量了。使用该功能时，您只要在Excel XP编辑区中，依次 用鼠标单击菜单栏中的“数据/获取外部数据/导入文本文件”命令，然后在导入文本会 话窗口选择要导入的文本文件，再按下“导入”钮以后，程序会弹出一个文本导入向导 对话框，您只要按照向导的提示进行操作，就可以把以文本格式的数据转换成工作表的 格式了。 3、快速输入大量相同数据 如果你希望在不同的单元格中输入大量相同的数据信息，那么你不必逐个单元格一 个一个地输入，那样需要花费好长时间，而且还比较容易出错。你可以通过下面的操作 方法在多个相邻或不相邻的单元格中快速填充同一个数据，具体方法为：首先同时选中 需要填充数据的单元格。若某些单元格不相邻，可在按住Ctrl键的同时，点击鼠标左 键，逐个选中；其次输入要填充的某个数据。按住Ctrl键的同时，按回车键，则刚才选 中的所有单元格同时填入该数据。 4、快速进行中英文输入法切换 一张工作表常常会既包含有数字信息，又包含有文字信息，要录入这样一种工作表 就需要我们不断地在中英文之间反复切换输入法，非常麻烦，为了方便操作，我们可以 用以下方法实现自动切换：首先用鼠标选中需要输入中文的单元格区域，然后在输入法 菜单中选择一个合适的中文输入法；接着打开“有效数据”对话框，选中“IME模式” 标签，在“模式”框中选择打开，单击“确定”按钮；然后再选中输入数字的单元格区 域，在“有效数据”对话框中，单击“IME模式”选项卡，在“模式”框中选择关闭 （英文模式）；最后单击“确定”按钮，这样用鼠标分别在刚才设定的两列中选中单元 格，五笔和英文输入方式就可以相互切换了。 5、快速删除工作表中空行 删除Excel XP工作表中的空行，一般的方法是需要将空行都找出来，然后逐行删 除，但这样做操作量非常大，很不方便。那么如何才能减轻删除工作表中空行的工作量 呢？您可以使用下面的操作方法来进行删除：首先打开要删除空行的工作表，在打开的 工作表中用鼠标单击菜单栏中的“ 插 入”菜单项，并从下拉菜单中选择“列”，从而 插入一新的列Ｘ，在Ｘ列中顺序填入整数；然后根据其他任何一列将表中的行排序，使 所有空行都集中到表的底部。删去所有空行中Ｘ列的数据，以Ｘ列重新排序，然后删去 Ｘ列。按照这样的删除方法，无论工作表中包含多少空行，您就可以很快地删除了。 6、快速对不同单元格中字号进行调整 在使用Excel XP编辑文件时，常常需要将某一列的宽度固定，但由于该列各单元格中的 字符数目不等，致使有的单元格中的内容不能完全显示在屏幕上，为了让这些单元格中 的数据都显示在屏幕上，就不得不对这些单元格重新定义较小的字号。如果依次对这些 单元格中的字号调整的话，工作量将会变得很大。其实，您可以采用下面的方法来减轻 字号调整的工作量：首先新建或打开一个工作簿，并选中需要Excel XP根据单元格的宽 度调整字号的单元格区域；其次单击用鼠标依次单击菜单栏中的“格式”/“单元格”/ “对齐”标签，在“文本控制”下选中“缩小字体填充”复选框，并单击“确定”按钮 ；此后，当你在这些单元格中输入数据时，如果输入的数据长度超过了单元格的宽度， Excel XP能够自动缩小字符的大小把数据调整到与列宽一致，以使数据全部显示在单元 格中。如果你对这些单元格的列宽进行了更改，则字符可自动增大或缩小字号，以适应 新的单元格列宽，但是对这些单元格原设置的字体字号大小则保持不变。 7、快速输入多个重复数据 在使用Excel XP工作表的过程中，我们经常要输入大量重复的数据,如果依次输入，无 疑工作量是巨大的。现在我们可以借助Excel XP的“宏”功能,来记录首次输入需要重 复输入的数据的命令和过程,然后将这些命令和过程赋值到一个组合键或工具栏的按钮 上,当按下组合键时,计算机就会重复所记录的操作。使用宏功能时，我们可以按照以下 步骤进行操作:首先打开工作表，在工作表中选中要进行操作的单元格；接着再用鼠标 单击菜单栏中的“工具”菜单项，并从弹出的下拉菜单中选择“宏”子菜单项，并从随 后弹出的下级菜单中选择“录制新宏”命令；设定好宏后，我们就可以对指定的单元 格，进行各种操作，程序将自动对所进行的各方面操作记录复制。 8、快速处理多个工作表 有时我们需要在Excel XP中打开多个工作表来进行编辑，但无论打开多少工作表， 在某一时刻我们只能对一个工作表进行编辑，编辑好了以后再依次编辑下一个工作表， 如果真是这样操作的话，我们倒没有这个必要同时打开多个工作表了，因为我们同时打 开多个工作表的目的就是要减轻处理多个工作表的工作量的，那么我们该如何实现这样 的操作呢？您可采用以下方法：首先按住“Shift"键或“Ctrl"键并配以鼠标操作，在 工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻的工作表标签，然后就可以对其实行多方面的批 量处理；接着在选中的工作表标签上按右键弹出快捷菜单，进行插入和删除多个工作表 的操作；然后在“文件”菜单中选择“页面设置……”，将选中的多个工作表设成相同 的页面模式；再通过“编辑”菜单中的有关选项，在多个工作表范围内进行查找、替 换、定位操作；通过“格式”菜单中的有关选项，将选中的多个工作表的行、列、单元 格设成相同的样式以及进行一次性全部隐藏操作；接着在“工具”菜单中选择“选 项……”，在弹出的菜单中选择“视窗”和“编辑”按钮，将选中的工作表设成相同的 视窗样式和单元格编辑属性；最后选中上述工作表集合中任何一个工作表，并在其上完 成我们所需要的表格，则其它工作表在相同的位置也同时生成了格式完全相同的表格。 高效办公Excel排序方法"集中营" 排序是数据处理中的经常性工作，Excel排序有序数计算（类似成绩统计中的名 次）和数据重排两类。本文以几个车间的产值和名称为例，介绍Excel 2000/XP的数据 排序方法。 一、数值排序 1.RANK函数 RANK函数是Excel计算序数的主要工具，它的语法为:RANK （number，ref， order），其中number为参与计算的数字或含有数字的单元格，ref是对参与计算的数字 单元格区域的绝对引用，order是用来说明排序方式的数字（如果order为零或省略，则 以降序方式给出结果，反之按升序方式）。 例如图1中E2、E3、E4单元格存放一季度的总产值，计算各车间产值排名的方法是: 在F2单元格内输入公式“=RANK（E2，$E$2: $E$4）”，敲回车即可计算出铸造车间的 产值排名是2。再将F2中的公式复制到剪贴板，选中F3、 F4单元格按Ctrl+V，就能计算 出其余两个车间的产值排名为3和1。如果B1单元格中输入的公式为“=RANK（E2， $E$2:$E$4，1）”，则计算出的序数按升序方式排列，即2、1和3。 需要注意的是:相同数值用RANK函数计算得到的序数（名次）相同，但会导致后续 数字的序数空缺。假如上例中F2单元格存放的数值与 F3相同，则按本法计算出的排名 分别是3、3和1（降序时）。 2.COUNTIF函数 COUNTIF函数可以统计某一区域中符合条件的单元格数目，它的语法为COUNTIF （range，criteria）。其中range为参与统计的单元格区域，criteria是以数字、表达 式或文本形式定义的条件。其中数字可以直接写入，表达式和文本必须加引号。 仍以图1为例，F2单元格内输入的公式为“=COUNTIF（$E$2:$E$4， ">"&E2） +1”。计算各车间产值排名的方法同上，结果也完全相同，2、 1和3。 此公式的计算过程是这样的:首先根据E2单元格内的数值，在连接符&的作用下产生 一个逻辑表达式，即“>176.7”、“>167.3”等。 COUNTIF函数计算出引用区域内符合 条件的单元格数量，该结果加一即可得到该数值的名次。很显然，利用上述方法得到的 是降序排列的名次，对重复数据计算得到的结果与RANK函数相同。 3.IF函数 Excel自身带有排序功能，可使数据以降序或升序方式重新排列。如果将它与IF函 数结合，可以计算出没有空缺的排名。以图1中E2、E3、 E4单元格的产值排序为例，具 体做法是:选中E2单元格，根据排序需要，单击Excel工具栏中的“降序排序”或“升序 排序”按钮，即可使工作表中的所有数据按要求重新排列。 假如数据是按产值由大到小（降序）排列的，而您又想赋予每个车间从1到n（n为 自然数）的排名。可以在G2单元格中输入1，然后在G3单元格中输入公式“=IF （E3=E2， G3,G3+1）”，只要将公式复制到G4等单元格，就可以计算出其他车间的产 值排名。 二、文本排序 选举等场合需要按姓氏笔划为文本排序， Excel提供了比较好的解决办法。如果您 要将图1数据表按车间名称的笔划排序，可以使用以下方法: 选中排序关键字所在列 （或行）的首个单元格（如图1中的A1），单击Excel“数据”菜单下的“排序”命令， 再单击其中的“选项”按钮。选中“排序选项”对话框“方法”下的“笔画排序”，再 根据数据排列方向选择“按行排序”或“按列排序”，“确定”后回到“排序”对话框 （图2）。如果您的数据带有标题行（如图1中的“单位”之类），则应选中“有标题 行”（反之不选），然后打开“主要关键字”下拉列表，选择其中的“单位”，选中排 序方式（“升序”或“降序”）后“确定”，表中的所有数据就会据此重新排列。 此法稍加变通即可用于“第一名”、“第二名”等文本排序，请读者自行摸索。 三、自定义排序 如果您要求Excel按照“金工车间”、“铸造车间”和“维修车间”的特定顺序重 排工作表数据，前面介绍的几种方法就无能为力了。这类问题可以用定义排序规则的方 法解决:首先单击Excel“工具”菜单下的“选项”命令，打开“选项”对话框中的“自 定义序列”选项卡（图3）。选中左边“自定义序列”下的“新序列”，光标就会在右 边的“输入序列”框内闪动，您就可以输入“金工车间”、 “铸造车间”等自定义序 列了，输入的每个序列之间要用英文逗号分隔，或者每输入一个序列就敲回车。如果 序列已经存在于工作表中，可以选中序列所在的单元格区域单击“导入”，这些序列就 会被自动加入“输入序列”框。无论采用以上哪种方法，单击“添加”按钮即可将序列 放入“自定义序列”中备用（图3）。 使用排序规则排序的具体方法与笔划排序很相似，只是您要打开“排序选项”对话 框中的“自定义排序次序”下拉列表，选中前面定义的排序规则，其他选项保持不动。 回到“排序”对话框后根据需要选择“升序”或“降序”，“确定”后即可完成数据的 自定义排序。 需要说明的是: 显示在“自定义序列”选项卡中的序列（如一、二、三等），均可 按以上方法参与排序，请读者注意Excel提供的自定义序列类型。 谈谈Excel输入的技巧 在Excel工作表的单元格中，可以使用两种最基本的数据格式：常数和公式。常 数是指文字、数字、日期和时间等数据，还可以包括逻辑值和错误值，每种数据都有它 特定的格式和输入方法，为了使用户对输入数据有一个明确的认识，有必要来介绍一下 在Excel中输入各种类型数据的方法和技巧。 一、输入文本 Excel单元格中的文本包括任何中西文文字或字母以及数字、空格和非数字字符的 组合，每个单元格中最多可容纳32000个字符数。虽然在Excel中输入文本和在其它应用 程序中没有什么本质区别，但是还是有一些差异，比如我们在Word、PowerPoint的表格 中，当在单元格中输入文本后，按回车键表示一个段落的结束，光标会自动移到本单元 格中下一段落的开头，在Excel的单元格中输入文本时，按一下回车键却表示结束当前 单元格的输入，光标会自动移到当前单元格的下一个单元格，出现这种情况时，如果你 是想在单元格中分行，则必须在单元格中输入硬回车，即按住Alt键的同时按回车键。 二、输入分数 几乎在所有的文档中，分数格式通常用一道斜杠来分界分子与分母，其格式为“分 子/分母”，在Excel中日期的输入方法也是用斜杠来区分年月日的，比如在单元格中输 入“1/2”，按回车键则显示“1月2日”，为了避免将输入的分数与日期混淆，我们在 单元格中输入分数时，要在分数前输入“0”（零）以示区别，并且在“0”和分子之间 要有一个空格隔开，比如我们在输入1/2时，则应该输入“0 1/2”。如果在单元格中输 入“8 1/2”，则在单元格中显示“8 1/2”，而在编辑栏中显示“8.5”。 三、输入负数 在单元格中输入负数时，可在负数前输入“-”作标识，也可将数字置在（）括号 内来标识，比如在单元格中输入“（88）”，按一下回车键，则会自动显示为 “-88”。 四、输入小数 在输入小数时，用户可以向平常一样使用小数点，还可以利用逗号分隔千位、百万 位等，当输入带有逗号的数字时，在编辑栏并不显示出来，而只在单元格中显示。当你 需要输入大量带有固定小数位的数字或带有固定位数的以“0”字符串结尾的数字时， 可以采用下面的方法：选择“工具”、“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“编 辑”标签，选中“自动设置小数点”复选框，并在“位数”微调框中输入或选择要显示 在小数点右面的位数，如果要在输入比较大的数字后自动添零，可指定一个负数值作为 要添加的零的个数，比如要在单元格中输入“88”后自动添加3个零，变成“88 000”，就在“位数”微调框中输入“-3”，相反，如果要在输入“88”后自动添加3 位小数，变成“0.088”，则要在“位数”微调框中输入“3”。另外，在完成输入带有 小数位或结尾零字符串的数字后，应清除对“自动设置小数点”符选框的选定，以免影 响后边的输入；如果只是要暂时取消在“自动设置小数点”中设置的选项，可以在输入 数据时自带小数点。 五、输入货币值 Excel几乎支持所有的货币值，如人民币（￥）、英镑（￡）等。欧元出台以后， Excel2000完全支持显示、输入和打印欧元货币符号。用户可以很方便地在单元格中输 入各种货币值，Excel会自动套用货币格式，在单元格中显示出来，如果用要输入人民 币符号，可以按住Alt键，然后再数字小键盘上按“0165”即可。 六、输入日期 Excel是将日期和时间视为数字处理的，它能够识别出大部分用普通表示方法输入 的日期和时间格式。用户可以用多种格式来输入一个日期，可以用斜杠“/”或者“-” 来分隔日期中的年、月、日部分。比如要输入“2001年12月1日”，可以在单元各种输 入“2001/12/1”或者“2001-12-1”。如果要在单元格中插入当前日期，可以按键盘上 的Ctrl+;组合键。

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