怎么样使用电子表格excel？

电子表格excel使用25招 2008年12月25日 星期四 15:03 十四、Excel帮你选函数 在用函数处理数据时，常常不知道使用什么函数比较合适。Excel的“搜索函数”功能可以帮你缩小范围，挑选出合适的函数。执行“插入→函数”命令，打开“插入函数”对话框，在“搜索函数”下面的方框中输入要求（如“计数”），然后单击“转到”按钮，系统即刻将与“计数”有关的函数挑选出来，并显示在“选择函数”下面的列表框中。再结合查看相关的帮助文件，即可快速确定所需要的函数。 十五、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据 有时，我们编辑某个工作表（Sheet1）时，需要查看其它工作表中（Sheet2、Sheet3……）某个单元格的内容，可以利用Excel的“监视窗口”功能来实现。执行“视图→工具栏→监视窗口”命令，打开“监视窗口”，单击其中的“添加监视”按钮，展开“添加监视点”对话框，用鼠标选中需要查看的单元格后，再单击“添加”按钮。重复前述操作，添加其它“监视点”。以后，无论在哪个工作表中，只要打开“监视窗口”，即可查看所有被监视点单元格内的数据和相关信息。 十六、为单元格快速画边框 在Excel2002以前的版本中，为单元格区域添加边框的操作比较麻烦，Excel2002对此功能进行了全新的拓展。单击“格式”工具栏上“边框”右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选“绘图边框”选项，或者执行“视图→工具栏→边框”命令，展开“边框”工具栏。单击工具栏最左侧的下拉按钮，选中一种边框样式，然后在需要添加边框的单元格区域中拖拉，即可为相应的单元格区域快速画上边框。提示：①如果画错了边框，没关系，选中工具栏上的“擦除边框”按钮，然后在错误的边框上拖拉一下，就可以清除掉错误的边框。②如果需要画出不同颜色的边框，可以先按工具栏右侧的“线条颜色”按钮，在随后弹出的调色板中选中需要的颜色后，再画边框即可。③这一功能还可以在单元格中画上对角的斜线。 十七、控制特定单元格输入文本的长度 你能想象当你在该输入四位数的单元格中却填入了一个两位数，或者在该输入文字的单元格中你却输入了数字的时候，Excel就能自动判断、即时分析并弹出警告，那该多好啊!要实现这一功能，对Excel来说，也并不难。例如我们将光标定位到一个登记“年份”的单元格中，为了输入的统一和计算的方便，我们希望“年份”都用一个四位数来表示。所以，我们可以单击“数据”菜单的“有效性”选项。在“设置”卡片“有效性条件”的“允许”下拉菜单中选择“文本长度”。然后在“数据”下拉菜单中选择“等于”，且“长度”为“4”。同时，我们再来到“出错警告”卡片中，将“输入无效数据时显示的出错警告”设为“停止”，并在“标题”和“错误信息”栏中分别填入“输入文本非法!”和“请输入四位数年份。”字样。很显然，当如果有人在该单元格中输入的不是一个四位数时，Excel就会弹出示的警告对话框，告诉你出错原因，并直到你输入了正确“样式”的数值后方可继续录入。神奇吧?其实，在Excel的“数据有效性”判断中，还有许多特殊类型的数据格式可选，比如“文本类型”啊，“序列大小”啊，“时间远近”啊，如你有兴趣，何不自作主张，自己设计一种检测标准，让你的Excel展示出与众不同的光彩呢。 十八、成组填充多张表格的固定单元格 我们知道每次打开Excel，软件总是默认打开多张工作表。由此就可看出Excel除了拥有强大的单张表格的处理能力，更适合在多张相互关联的表格中协调工作。要协调关联，当然首先就需要同步输入。因此，在很多情况下，都会需要同时在多张表格的相同单元格中输入同样的内容。那么如何对表格进行成组编辑呢?首先我们单击第一个工作表的标签名“Sheet1”，然后按住Shift键，单击最后一张表格的标签名“Sheet3”（如果我们想关联的表格不在一起，可以按住Ctrl键进行点选）。此时，我们看到Excel的标题栏上的名称出现了“工作组”字样，我们就可以进行对工作组的编辑工作了。在需要一次输入多张表格内容的单元格中随便写点什么，我们发现，“工作组”中所有表格的同一位置都显示出相应内容了。但是，仅仅同步输入是远远不够的。比如，我们需要将多张表格中相同位置的数据统一改变格式该怎么办呢?首先，我们得改变第一张表格的数据格式，再单击“编辑”菜单的“填充”选项，然后在其子菜单中选择“至同组工作表”。这时，Excel会弹出“填充成组工作表”的对话框，在这里我们选择“格式”一项，点“确定”后，同组中所有表格该位置的数据格式都改变了。 十九、改变文本的大小写 在Excel中，为表格处理和数据运算提供最强大支持的不是公式，也不是数据库，而是函数。不要以为Excel中的函数只是针对数字，其实只要是写进表格中的内容，Excel都有对它编辑的特殊函数。例如改变文本的大小写。在Excel2002中，至少提供了三种有关文本大小写转换的函数。它们分别是：“=UPPER（源数据格）”，将文本全部转换为大写；“=LOWER（源数据格）”，将文本全部转换成小写；“=PROPER（源数据格）”，将文本转换成“适当”的大小写，如让每个单词的首字母为大写等。例如，我们在一张表格的A1单元格中输入小写的“excel”，然后在目标单元格中输入“=UPPER（A1）”，回车后得到的结果将会是“EXCEL”。同样，如果我们在A3单元格中输入“mr.weiwei”，然后我们在目标单元格中输入“=PROPER（A3）”，那么我们得到的结果就将是“Mr.Weiwei”了。 二十、提取字符串中的特定字符 除了直接输入外，从已存在的单元格内容中提取特定字符输入，绝对是一种省时又省事的方法，特别是对一些样式雷同的信息更是如此，比如员工名单、籍贯等信息。如果我们想快速从A4单元格中提取称谓的话，最好使用“=RIGHT（源数据格，提取的字符数）”函数，它表示“从A4单元格最右侧的字符开始提取2个字符”输入到此位置。当然，如果你想提取姓名的话，则要使用“=LEFT（源数据格，提取的字符数）”函数了。还有一种情况，我们不从左右两端开始，而是直接从数据中间提取几个字符。比如我们要想从A5单元格中提取“武汉”两个字时，就只须在目标单元格中输入“=MID（A5,4,2）”就可以了。意思是：在A5单元格中提取第4个字符后的两个字符，也就是第4和第5两个字。 二十一、把基数词转换成序数词 将英文的基数词转换成序数词是一个比较复杂的问题。因为它没有一个十分固定的模式：大多数的数字在变成序数词都是使用的“th”后缀，但大凡是以“1”、“2”、“3”结尾的数字却分别是以“st”、“nd”和“rd”结尾的。而且，“11”、“12”、“13”这3个数字又不一样，它们却仍然是以“th”结尾的。因此，实现起来似乎很复杂。其实，只要我们理清思路，找准函数，只须编写一个公式，就可轻松转换了。不信，请看：“=A2&IF（OR（value（RIGHT（A2,2））={11,12,13}）,″th″,IF（OR（value（RIGHT（A2））={1,2,3,},CHOOSE（RIGHT（A2）,″st″,″nd″,″rd″）,″th″））”。该公式尽管一长串，不过含义却很明确：①如果数字是以“11”、“12”、“13”结尾的，则加上“th”后缀；②如果第1原则无效，则检查最后一个数字，以“1”结尾使用“st”、以“2”结尾使用“nd”、以“3”结尾使用“rd”；③如果第1、2 原则都无效，那么就用“th”。因此，基数词和序数词的转换实现得如此轻松和快捷。 二十二、用特殊符号补齐位数 和财务打过交道的人都知道，在账面填充时有一种约定俗成的“安全填写法”，那就是将金额中的空位 补齐，或者在款项数据的前面加上“$”之类的符号。其实，在Excel中也有类似的输入方法，那就是“REPT”函数。它的基本格式是“=REPT（“特殊符号”，填充位数）”。 比如，我们要在中A2单元格里的数字结尾处用“#”号填充至16位，就只须将公式改为“=（A2&REPT #″,16-LEN（A2）））”即可；如果我们要将A3单元格中的数字从左侧用“#”号填充至16位，就要改为“=REPT（″#″,16-LEN（A3）））&A3”；另外，如果我们想用“#”号将A4中的数值从两侧填充，则需要改为“=REPT（″#″,8-LEN（A4）/2）&A4&REPT（″#″）8-LEN（A4）/2）”；如果你还嫌不够专业，要在A5单元格数字的顶头加上“$”符号的话，那就改为：“=（TEXT（A5,″$#,##0.00″（&REPT（″#″,16-LENTEXT（A5,″$#,##0.00″））））”，一定能满足你的要求。 二十三、创建文本直方图 除了重复输入之外，“REPT”函数另一项衍生应用就是可以直接在工作表中创建由纯文本组成的直方图。 它的原理也很简单，就是利用特殊符号的智能重复，按照指定单元格中的计算结果表现出长短不一的比较效果。 比如我们首先制作一张年度收支平衡表，然后将“E列”作为直方图中“预算内”月份的显示区，将 “G列”则作为直方图中“超预算”的显示区。然后根据表中已有结果“D列”的数值，用“Wingdings”字体的“N”字符表现出来。具体步骤如下： 在E3单元格中写入公式“=IF（D3<0,REPT（″n″,-ROUND（D3*100,0））,″″）”，然后选中它并拖动 “填充柄”，使E列中所有行都能一一对应D列中的结果；接着在G3单元格中写入公式“=IF（D3>0,REPT（″n″,ROUND（D3*100,0））,″″）”，也拖动填充柄至G14。我们看到，一个没有动用Excel图表功能 的纯文本直方图已展现眼前，方便直观，简单明了。 二十四、计算单元格中的总字数 有时候，我们可能对某个单元格中字符的数量感兴趣，需要计算单元格中的总字数。要解决这个问题， 除了利用到“SUBSTITUTE”函数的虚拟计算外，还要动用“TRIM”函数来删除空格。比如现在A1单元格中输入有“howmanywords?”字样，那么我们就可以用如下的表达式来帮忙： “=IF（LEN（A1）=0,0,LEN（TRIM（A1））-LEN（SUBSTITUTE（TRIM（A1）,″,″,″″））+1）” 该式的含义是先用“SUBSTITUTE”函数创建一个新字符串，并且利用“TRIM”函数删除其中字符间的 空格，然后计算此字符串和原字符串的数位差，从而得出“空格”的数量，最后将空格数+1，就得出单元格中字符的数量了。 二十五、关于欧元的转换 这是Excel2002中的新工具。如果你在安装Excel2002时选择的是默认方式，那么很可能不能在“工具”菜单中找到它。不过，我们可以先选择“工具”菜单中的“加载宏”，然后在弹出窗口中勾选“欧元工具”选项，“确定”后Excel2002就会自行安装了。 完成后我们再次打开“工具”菜单，单击“欧元转换”，一个独立的专门用于欧元和欧盟成员国货币转 换的窗口就出现了。与Excel的其他函数窗口一样，我们可以通过鼠标设置货币转换的“源区域”和“目标区域”，然后再选择转换前后的不同币种即可。所示的就是“100欧元”分别转换成欧盟成员国其他货币的比价一览表。当然，为了使欧元的显示更显专业，我们还可以点击Excel工具栏上的“欧元”按钮，这样所有转换后的货币数值都是欧元的样式了。 Excel键盘快捷键大全 Alt+菜单栏字母显示相应菜单(如Alt+F,显示菜单栏中的”文件”)Shift+F10显示快捷菜单 Shift+F11或Alt+Shift+F1插入新工作表。 Ctrl+Esc显示Windows"开始"菜单。 Ctrl+W或Ctrl+F4关闭选定的工作簿窗口。 Ctrl+F5恢复选定的工作簿窗口的大校 Ctrl+F6打开多个工作簿窗口时，切换到下一个工作簿窗口。 Ctrl+F7当工作簿窗口未最大化时，执行该工作簿窗口的"控制"菜单上的"移动"命令。使用箭头键移动该 窗口，完成操作后按Esc。 Ctrl+F8当工作簿窗口未最大化时，执行工作簿窗口的"控制"菜单上的"大小"命令。使用箭头键调整窗口 大小，完成时按Esc。 Ctrl+F9将工作簿窗口最小化为图标。 Ctrl+F10最大化或还原选定的工作簿窗口。 PrtScr将屏幕图片复制到剪贴板中。 Alt+PrintScreen将选定窗口的图片复制到剪贴板中。 Tab或Shift+Tab选择被选定工具栏上的下一个或上一个按钮或菜单。Ctrl+Tab或Ctrl+Shift+Tab 选择被选定工具栏的下一个或上一个工具栏。Alt+空格键显示Excel窗口的"控件"菜单。 Ctrl+P或Ctrl+Shift+F12显示"打印"对话框。 Ctrl+PageDown移动到工作簿中的下一张工作表。 Ctrl+PageUp移动到工作簿中的上一张工作表。 Shift+Ctrl+PageDown选定当前工作表和下一张工作表。若要取消选定多张工作表，请按Ctrl+Page Down，或者，若要选定其他工作表，请按Ctrl+PageUp。 Ctrl+箭头键移动到当前数据区域的边缘。 Home移动到行首。Ctrl+Home移动到工作表的开头。 Ctrl+End移动到工作表的最后一个单元格，该单元格位于数据所占用的最右列的最下行中。 PageDown向下移动一屏。PageUp向上移动一屏。Alt+PageDown向右移动一屏。Alt+PageUp 向左移动一屏。Shift+F4重复上一次"查找"操作（等同于"查找下一个"）。 Shift+Enter在选定区域内从下往上移动。 Shift+Tab在选定区域中从右向左移动。如果选定单列中的单元格，则向上移动。 Shift+空格键选定整行。 Ctrl+A选定整张工作表。 Ctrl+Shift+*（星号）选定活动单元格周围的当前区域（包围在空行和空列中的数据区域）。在数据透视 表中，选定整个数据透视表。 Ctrl+/选定包含活动单元格的数组。 Ctrl+Shift+O（字母O）选定含有批注的所有单元格 Ctrl+\在选定的行中，选取与活动单元格中的值不匹配的单元格。Ctrl+Shift+|在选定的列中，选取与 活动单元格中的值不匹配的单元格。Ctrl+[（左方括号）选取由选定区域中的公式直接引用的所有单元格。 Ctrl+Shift+{（左大括号）选取由选定区域中的公式直接或间接引用的所有单元格。 Ctrl+}（右方括号）选取包含直接引用活动单元格的公式的单元格。Ctrl+Shift+]（右大括号）选取包含 直接或间接引用活动单元格的公式的单元格。 Alt+;（分号）选取当前选定区域中的可见单元格。 Ctrl+Z撤消上一次操作。Ctrl+D向下填充.Ctrl+R向右填充。Ctrl+K插入超链接。 Ctrl+;（分号）输入日期。 Ctrl+Shift+:（冒号）输入时间。 Alt+向下键显示清单的当前列中的数值下拉列表。 F1显示"助手"气球（如果"Office助手"关闭，则F1将打开"帮助"窗口） F2可编辑单元格 F4或Ctrl+Y重复上一次操作 F5定位 F7查找拼写错误 F10或Alt选定菜单栏，或者同时关闭打开的菜单和子菜单。 F11插入图表 F12另存为 Ctrl+1设置单元格格式 Ctrl+7显示或隐藏"常用"工具栏。 Ctrl+9隐藏整行 Ctrl+0隐藏整列 Alt+Enter在单元格内换行 类别：excel表格 | 添加到搜藏 | 浏览(504) | 评论(1) 上一篇：电子表格Excel使用25招下一篇：人体24小时器官工作表：20点记忆... 相关文章： • 如何将"Excel"电子表格中的数据... • JAVA操作Excel电子表格 • Excel电子表格 • Excel电子表格运用技巧汇总 • 怎样使用Excel电子表格软件进行... • 如何保存 Excel 电子表格,然后将... • 全国专业技术人员计算机应用能力... • 电子表格Excel操作的一些技巧(1) • 电子表格Excel操作的一些技巧(2) • Office电子表格经典教程 EXCEL教... 更多>>

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