Excel的四则技巧经验介绍

一、巧用IF函数 1．设有一工作表，C1单元格的计算公式为：=A1／B1，当A1、B1单元格没有输入数据时，C1单元格会出现“＃DIV／0！”的错误信息。这不仅破坏了屏幕显示的美观，特别是在报表打印时出现“＃DIV／0！”的信息更不是用户所希望的。此时，可用IF函数将C1单元格的计算公式更改为：=IF（B1=0，″″，A1／B1）。这样，只有当B1单元格的值是非零时，C1单元格的值才按A1／B1进行计算更新，从而有效地避免了上述情况的出现。 2．设有C2单元格的计算公式为：=A2＋B2，当A2、B2没有输入数值时，C2出现的结果是“0”，同样，利用IF函数把C2单元格的计算公式更改如下：=IF（AND（A2=″″，B2=″″），″″，A2＋B2）。这样，如果A2与B2单元格均没有输入数值时，C2单元格就不进行A2＋B2的计算更新，也就不会出现“0”值的提示。 3．设C3单元格存放学生成绩的数据，D3单元格根据C3（学员成绩）情况给出相应的“及格”、“不及格”的信息。可用IF条件函数实现D3单元格的自动填充，D3的计算公式为：=IF（C3＜60，″不及格″，″及格″＝。 二、累加小技巧 我们在工作中常常需要在已有数值的单元格中再增加或减去另一个数。一般是在计算器中计算后再覆盖原有的数据。这样操作起来很不方便。这里有一个小技巧，可以有效地简化老式的工作过程。 1.创建一个宏： 选择Excel选单下的“工具→宏→录制新宏”选项； 宏名为：MyMacro； 快捷键为:Ctrl＋Shift＋J(只要不和Excel本身的快捷键重名就行)； 保存在:个人宏工作簿(可以在所有Excel工作簿中使用)。 2.用鼠标选择“停止录入”工具栏中的方块，停止录入宏。 3.选择Excel选单下的“工具→宏→Visual Basic编辑器”选项。 4.在“Visual Basic编辑器”左上角的VBA Project中用鼠标双击VBAProject(Personal.xls)打开“模块→Module1”。 注意：你的模块可能不是Module1 ,也许是Module2、Module3。 5.在右侧的代码窗口中将Personal.xls－Module1(Code)中的代码更改为： Sub MyMacro( ) OldValue = Val(ActiveCell.Value ) InputValue = InputBox(“输入数值，负数前输入减号”,“小小计算器”) ActiveCell.Value = Val(OldValue＋InputValue) End Sub 6.关闭Visual Basic编辑器。 编辑完毕，你可以试试刚刚编辑的宏，按下Shift＋Ctrl＋J键，输入数值并按下“确定”键。(这段代码只提供了加减运算，借以抛砖引玉。) 三、使Excel个性化 （一）命令和按钮的增删 Excel的选单命令和工具栏上的按钮可以用拖动法进行增删。 1．增删选单命令 单击Excel“工具”选单下的“自定义”命令，打开其中的“命令”选项卡，在左侧的“类别”窗口中选择欲增删的选单类别。如果是增加选单命令，你只需在右侧的“命令”格内进行选择，将其拖至对应的选单项，选单自动打开并出现一黑线后，将其插入黑线指示的位置，在空白处单击鼠标左键即可。如果是删除选单命令，只须打开选单选中需要删除的命令，按下鼠标左键将它拖至图中的“命令”格中即可。也可在该示意图打开的情况下，打开选单单击右键，选择需要删除的命令，选中快捷选单中的“删除”命令即可。 2．增删工具栏按钮由于工具栏长度有限，增加按钮之前最好先删除不需要的按钮。方法是，先按前述方法打开“命令”选项卡，再将选单下的工具栏中不需要的按钮拖到“命令”框，该按钮就会在工具栏中消失。也可先打开“自定义”对话框，在需要删除的按钮上单击鼠标右键，选择快捷选单中的“删除”命令即可。 删除后，你就可以选中“命令”框中要增加的按钮，将其拖到工具栏，插入竖直黑线指示的位置。 （二）、调整命令和按钮 1．选单命令 如果觉得经过增删后的选单命令位置不合适，可按以下方法调整：单击“工具”选单下的“自定义”命令打开对话框，然后按住Alt键，打开选单，用鼠标选中想移动位置的命令，当命令四周出现一个黑框，鼠标指针头部有一个矩形块时按住鼠标拖动，当移动到黑线指示的位置松开鼠标即可。 2．工具栏按钮工具栏按钮可直接用鼠标拖动的方法调整位置。方法是：先按住Alt键，再用鼠标按住想移动位置的按钮，采用与选单命令相似的方法移动即可。 （三）、修改按钮图标 若想使自己的Excel看起来与众不同，可用以下方法修改按钮图标： 1．用系统图标替换 打开“自定义”对话框，在需要删除的按钮上单击鼠标右键，打开快捷选单并选“更改按钮图标”，在系统提供的42个图标中选一个单击，则原来的图标被替换。 2．自行编辑图标 先打开“自定义”对话框，再用鼠标右键单击要编辑的按钮，在弹出的快捷选单中选择“编辑按钮图标”命令，就会弹出“按钮编辑器”对话框。在此对话框中既可以对当前图标进行编辑，也可以自己再画一个。 3．粘贴其它按钮 其它按钮的来源有两个。一是利用工具软件将获得的图标放到剪贴板中，打开“自定义”对话框后用鼠标右键单击要替换的按钮，在弹出的快捷选单中选择“粘贴按钮图标”命令即可。二是将Office 97的其它组件（如Word 97）的按钮放到剪贴板中待用。 以PowerPoint 97为例，可以在当前工具栏中右击鼠标，选中你需要寻找图标的工具栏放到屏幕上。然后打开“自定义”对话框，用鼠标右键单击你需要的按钮，在弹出的对话框中选择“复制按钮图标”。再按上面介绍的方法粘贴即可。 （四）、修改选单或按钮名称 打开“自定义”对话框后，用鼠标右键单击欲更改名称的按钮或选单，可见弹出的快捷选单的“命名”后有一输入框，可供你修改选单或按钮名称，只须在框内单击并输入新名称即可。 （五）、恢复修改 如果对修改不满意，可按以下方法恢复：打开“自定义”对话框中的“工具栏”选项卡，选中左边“工具栏”下要恢复的对象，单击“重新设置”按钮并在弹出的对话框中单击“确定”即可。 四、怎样保护表格中的数据 假设要实现在合计项和小计项不能输入数据，由公式自动计算。 首先，输入文字及数字，在合计项F4至F7单元格中依次输入公式：=SUM (B4∶E4)、=SUM(B5∶E5)、=SUM(B6∶E6)、=SUM(B7∶E7)，在小计项B8至F8单元格中依次输入公式：=SUM(B4∶B7)、=SUM(C4∶C7)、=SUM(D4∶D7)、=SUM(E4∶E7)、=SUM(F4∶F7)。在默认情况下，整个表格的单元格都是锁定的，但是，由于工作表没有被保护，因此锁定不起作用。 选取单元格A1∶F8，点击“格式→单元格”选单，选择“保护”选项，消除锁定复选框前的对勾，单击确定。然后，再选取单元格F4∶F7和B8∶F8，点击“格式→单元格”选单，选择“保护”选项，使锁定复选框选中，单击确定，这样，就把这些单元格锁定了。接着，点击“工具→保护→保护工作表”选单，这时，会要求你输入密码，输入两次相同的密码后，点击确定，工作表就被保护起来了，单元格的锁定也就生效了。今后，可以放心地输入数据而不必担心破坏公式。如果要修改公式，则点击“工具→保护→撤消保护工作表”选单，这时，会要求你输入密码，输入正确的密码后，就可任意修改公式了。

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