《如何有效的主持会议》的内容介绍

【内容摘要】 第1讲 会议的目的 避免不必要的会议 明确会议的目的 计算会议的成本 避免参会者的不满 作为一名中级管理者，除了通常的管理工作外，召开会议以卓有成效地传达信息，寻找解决问题的方法也应成为分内的职责。有效会议的前提是会议主持者首先要明确会议的目的，才能更有效地避免无用的会议。 避免不必要的会议 1.不必要的会议特征 在学习主持会议技巧之前，管理者首先要正确地区分需要和不需要召开的会议。做到有选择地开会，这样才会赢得下属的尊重。 2.开会之前需考虑的问题 很多时候，初级的中层经理常常希望所有的下属都能有机会听自己发言，希望将自己的思想和理念都充分地传达给下属。开会是达到这一目的的一种有效途径，因此，很多中层经理经常召集员工开会。 要竭尽最大可能地减少开会次数，并使每次会议都达到应有的目的，在准备召集开会之前，基层经理需要考虑以下问题： 3.会议的目标是否明确 作为基层经理，准备召集会议时，首先要考虑会议的目的是否明确。明确会议的目的之后，管理者需要提前通知参会者。如果参会者在参加会议之前，并不知道会议的目的，在会议上就会毫无准备，或准备得没有针对性，从而造成了会议的低效率。 4.会议的召开时间是否合适 明确会议目标之后，管理者需要确定合适的开会时间。所谓合适的时间，不仅仅是针对举办者合适，而且对于每一位参与者来说，时间也都应是合适的。 【案例】 北京某公司有位家在台湾的经理，该经理一个人在北京工作，家人全部在台湾。有一次该经理安排一个会议，时间定在中秋节的晚上，因为他一个人在北京，中秋节的晚上也没什么事情。会议的内容是组织员工一起讨论销售业绩和改进的方法，会后还请参会者吃饭。 虽然该经理最后还请大家吃了饭，但是参会者仍感到并不舒服。在中秋节的晚上，员工们都想充分地利用这个难得的机会与家人团聚。该经理选择的会议时间只是适合自己，而丝毫没有考虑到员工们的实际需求。 【自检】 某公司经理在中午下班前5分钟，召集部门下属开会，会议时间一直持续了半个多小时。这时候，大家都早已经饥肠辘辘，那么该经理会有效地传达理念，会议能召开的高效吗？请你分析这一会议的时间选择将会给会议造成什么影响？ @___________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ 见参考答案1－1 5.是否可以通过其它方式来达到会议的目的 采用其它方法，来替代会议解决问题是中层管理者进行会议准备之前需要考虑的第三个问题。往往很多事情并不一定非得需要通过会议来解决。 采用其它方法不仅可以达到目的，甚至还可以节省时间，提高解决问题的效率。其它的方法有：可以给每位员工发放简单的通知、专门为某位员工写便条、或拟出通告贴在公共场所。此外，还可以通过发电子邮件、打电话等方式也都能妥善地解决问题。 6.参会者的必要性 在拟出参会者名单之前，管理者需要考虑，名单上的每一位员工是否都与本次会议相关，是否每一位参会者都是必要的。如果会议中有很多与会议无关的人员，这不仅会影响会议的进行和有关人员的心态，即便是会议的无关人员也会不舒服。如果无关人员提出了与会无关的问题，不仅会毫无价值地白白耽误本次会议的时间，还会影响有关人员的心态，耗费有关人员的精力。此外，由于无关人员参加与己无关的会议，还有可能引起同事间胡乱的猜测，容易引起流言，因此，让与会无关的人员参加没有必要的会议并不是件好事。 会议的目的 很多主管或基层经理认为会议是其工作的一部分，因此常常容易在行动上表现为该开会的要开，不该开的会也总想方设法地开。实际上，这样会带来一些负面影响。 1.明确会议目的的重要性 在实际的工作中，明确召开会议的目的对于中级管理人员来说，是一件非常重要的事情。一位主管是否真能令人信服，以及给上司留下怎样的印象，很多时候都取决于管理者的“曝光”。 会议实际上恰好是曝光的一个场景，中层管理者如果在众人面前表现得管理能力很弱、没有头绪，那么就根本没有能力控制会议，不仅上司，下属也不会认同管理者的领导能力；如果管理者的会议控制能力很强，善于召开高效率的会议时，下属尊敬其领导能力的同时，更高层的领导也会对他给予提升和重用。因此，主持会议的技巧将会影响到中层管理者未来事业的发展。 【自检】 请你阅读以下案例，并说明为什么开会时参会者会睡觉。 主管：有关送货的问题呢，我们说到这儿。还有就是上次会议中我们谈到但没有解决的问题，那就是和财务部的沟通问题，我建议每周我们开例会时，请财务部门的一位同事也来参加，这样就可以让财务部也能了解我们的苦衷了，其实要了解我们苦衷的不只是财务部，还有后勤部。如果后勤部的同事也能来参加我们的例会，送货的问题也许就能顺利地解决了（s主管还在不停地说，员工们早已听得毫无兴趣，已在打瞌睡，或者私下聊天。） @___________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ 见参考答案1－2 2.几种应避免的会议 各级管理人员在主持会议之前，要明确目标。在判断会议是否必要召开时，管理者尤其要特别注意判断以下几种会议是否有召开的必要。 ◆例行公事的会议 针对例行公事的会议，管理人员应最大限度地尽量减短会议时间，而且不必等每位参会者都到达之后才开，因为公司中员工的工作时间并不一定相同，而且所处地点不一定都完全方便开会。因此，管理者应尽量地避免例行公事的会议。 ◆表现民主的会议 针对一些需要解决问题的会议，当管理者已经想出了很好的解决方法，基本上也没有人能影响决定时，若管理者还要走过场地召集员工开会，提出问题后又千方百计地引导员工们都同意自己的答案，最后让大家来执行，这就属于表现民主的会议。 这种表现民主的会议对于解决问题而言，效率特别低。管理者在他人无法改变自己决定的条件下，应直接将其转变为通知形式，直接告知员工。不搞形式上的假装召开民主会来走过场，只有采用后一种直接通知员工的形式，才能有效地使事情的处理效率大为提高。 ◆展示个人威严的会议 很多主管往往认为让所有的下属都准时来参加自己主持的会议是充分表现主管身份和威严的一种最得意的方式。这种会议纯粹属于展示个人威严的性质。 【案例】 某公司的一名主管对每一个开会迟到的人都惩罚特别重：不仅从经济上惩罚，还在心理上折磨员工。最终，只要该主管开会，每位员工都特别准时地参加，而无论该主管选择的时间是否合适，因为谁也不愿意遭受这种比较尴尬的场面。但是，员工们随即发现即使他们准时地参加会议，主管也没有什么真正必要的事情必须传达。这一情况发生几次后，该主管的下属甚至都写信告到主管的上级，反映这种情况。 上例就是一个典型的、展示个人威严的会议。实际上，如果主管的会议内容并不十分重要，那么主管不要对下属故意苛求，这不是绝对的纪律性问题。 ◆确认消息是否属实的会议 某些基层的经理和管理者，经常会道听途说地得到一些信息，却又不知这些信息是否属实，因此，管理者就会希望通过召开会议的方法向员工澄清一下。管理者希望通过综合各个员工的信息来确认自己得到的信息是否属实。管理者应尽量避免召开确认消息是否属实的会议，否则可能会误导员工，而且由于会议目标也不明确，会议往往收效甚微。 ◆统一意见的会议 管理者要避免表现民主的会议的另一原因在于，统一意见是一件很困难的事情。管理者已经有了决策，希望说服全部下属都认可自己的决策，这种情况很难通过一次会议就能彻底地统一所有员工的意见。 ◆介绍个别小组业务流程的会议 基层经理通常会同时管理几个项目小组，当管理者发现某个项目小组业绩很好时，管理者往往并不考虑个别小组业务流程是否真能对下属全体员工都有实效，就满怀希望的通过会议的形式来推广该小组的流程。 尽管管理者的出发点是好的，但是不一定就能起到好的效果。因为每一个项目在具体的执行过程中，会有项目自己的个性，每一个项目负责人也会有自己的风格。如果管理者希望通过一个项目的运作流程就能有效地影响其他项目的运作，就会牵扯到很多相关的改变，其中包括：项目背景和管理风格的改变。 这种情况下，管理者可以集中项目的各个负责人，让其分享经验，以此形式来共享好的资源，而完全没有必要把所有的员工集中起来改变整个的流程。 ◆个性问题要找答案的会议 所谓的个性问题要找答案的会议，一般可能与人事关系有关。如果因为个人问题而召集所有人都来开会，往往会浪费其他人的宝贵时间，从而大大降低了整体的工作效率。 【案例】 某销售主管管理着六名业务代表，其中一个业务代表在与一个客户联系时，出现了问题，这个问题不具备普遍的代表性。而销售主管却集中所有六名业务员，一起针对出问题业务代表的问题进行讨论。 从积极的角度看，或许该业务代表的经验能对其他人也有借鉴作用。但是若在没有找到答案之前，主管集中所有代表来解决问题，就会耽误所有人的宝贵时间。因此，除非是共性的问题，管理者尽量不要召开会议讨论个性的问题。 会议的成本 会议的成本包括看得见的和看不见的两种成本。 1.看得见的会议成本 看得见的会议成本一般指召开某次会议所实际花费的直接的费用，如会议室租金、交通、餐、注茶水、资料等各种费用。 2.看不见的会议成本 除去看得见的会议成本之外，还有一些不能直接看到的会议成本。占用员工的工作时间会造成浪费，这是一种看不见的会议成本；管理者要准备一个会议需要做大量的准备工作，如占用很多时间准备资料等。因此，看不见的成本不仅占用员工的时间，还会占用主持会议者的时间。此外，会议还有很多不可预知的成本，例如有时会议会带来负面影响，这些负面的影响实际上也是非常高的会议成本。 【自检】 填写适合你的情况，判断自己是否需要改进。 会议因素 实际情况 会议离题 □经常 □很少 □从不 会议准备不足 □经常 □很少 □从不 会议效率低 □经常 □很少 □从不 与会者的罗索 □经常 □很少 □从不 会议时间长 □经常 □很少 □从不 缺乏参与 □经常 □很少 □从不 通过检查自己的实际情况，你需要改进哪些会议因素，从而避免引起与会者的不满？ Trackback: http://tb.donews.net/TrackBack.aspx?PostId=822447

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