Access的基础知识介绍

第四章 报表 本章内容 ◆ 报表的功能 ◆ 报表的设计 ◆ 报表的记录分组和排序 ◆ 报表的打印和预览 一、报表的功能 尽管数据表和查询都可用于打印，但是，报表才是打印和复制数据库管理信息的最佳方式，可以帮助用户以更好的方式表示数据。报表既可以输出到屏幕上，也可以传送到打印设备。 报表是查阅和打印数据的方法，与其他的打印数据方法相比，具有以下两个优点： ◆ 报表不仅可以执行简单的数据浏览和打印功能，还可以对大量原始数据进行比较、汇总和小计。 ◆ 报表可生成清单、订单及其他所需的输出内容，从而可以方便有效地处理商务。 报表作为Access 2003数据库的一个重要组成部分，不仅可用于数据分组，单独提供各项数据和执行计算，还提供了以下功能： ◆ 可以制成各种丰富的格式，从而使用户的报表更易于阅读和理解。 ◆ 可以使用剪贴画、图片或者扫描图像来美化报表的外观。 ◆ 通过页眉和页脚，可以在每页的顶部和底部打印标识信息 ◆ 可以利用图表和图形来帮助说明数据的含义。 二、报表设计 如同数据库中创建的大多数对象一样，用户可以采用多种方式来创建所需的报表。首先，打开数据库窗口，单击【对象】栏下的【报表】按钮，然后单击【报表设计】工具栏上的【新建】，则弹出【新建报表】对话框。 1. 报表设计工具 ⑴ 工具栏 视图、对象、超链接、字段列表、工具箱、排序分组、自动套用格式、代码、属性、生成器、数据库窗口、新对象、线条/边框宽度、特殊效果 ⑵ 工具箱 在报表设计过程中，工具箱是十分有用的，下面具体介绍【工具箱】中的各个控件。 ◆ 选择对象 用于选定操作的对象。 ◆ 控件对象 单击该按钮后，在使用其他控件时，即可在向导下完成。 ◆ 标签 显示标题、说明文字。 ◆ 文本框 用来在窗体、报表或数据访问页上显示输入或编辑数据，也可接受计算结果或用户输入。 ◆ 选项组 显示一组限制性的选项值。 ◆ 切换按钮 当表内数据具有逻辑性时，用来帮助数据的输入。 ◆ 选项按钮 与切换按钮类似，属单眩 ◆ 复选框 选中时，值为1，取消时，值为0。属多眩 ◆ 组合框 包括了列表框和文本框的特性。 ◆ 列表框 用来显示一个可滚动的数据列表。 ◆ 命令按钮 用来执行某些活动。 ◆ 图像 加入图片。 ◆ 非绑定对象框 用来显示一些非绑定的OLE对象。 ◆ 绑定对象框 用来显示一系列的图片。 ◆ 分页符 用于定义多页数据表格的分页位置。 ◆ 选项卡控件 创建带有选项卡的对话框。 ◆ 子窗体/子报表 用于将其他表中的数据放置在当前报表中。 ◆ 直线 划直线。 ◆ 矩形 划矩形。 ◆ 其他控件 显示Access 2003 所有已加载的其他控件。 ⑶ 工作区 ◆ 报表页眉 以大的字体将该份报表的标题放在报表顶端。只有报表的第1页才出现报表页眉内容。报表页眉的作用是作封面或信封等。 ◆ 页面页眉 页面页眉中的文字或字段，通常会打印在每页的顶端。如果报表页眉和页面页眉共同存在于第1页，则页面页眉数据会打印在报表页眉的数据下。 ◆ 主体 用于处理每一条记录，其中的每个值都要被打樱主体区段是报表内容的主体区域，通常含有计算的字段。 ◆ 页面页脚 页面页脚通常包含页码或控件，其中的【=“第”&[page]&“页”】表达式用来打印页码。 ◆ 报表页脚 用于打印报表末端，通常使用它显示整个报表的计算汇总等。 除了以上通用区段外，在分组和排序时，有可能需要组页眉和组页脚区段。可选择【视图】|【排序与分组】命令，弹出【排序与分组】对话框。选定分组字段后，对话框下端会出现【组属性】选项组，将【组页眉】和【组页脚】框中的设置改为【是】，在工作区即会出现相应的组页眉和组布脚。 ⑷ 属性窗口 2. 使用向导创建报表 创建报表最简单的方法是使用向导。在报表向导中，需要选择在报表中出现的信息，并从多种格式中选择一种格式以确定报表外观。与自动报表向导不同的是，用户可以用报表向导选择希望在报表中看到的指定字段，这些字段可来自多个表和查询，向导最终会按照用户选择的布局和格式，建立报表。 新建报表： 选择表和字段 按学分分组： 按课程ID排序： 选择报表布局： 选择报表样式： 确定报表标题： 运行报表结果： 3. 自动创建报表及图表向导 ⑴ 自动创建报表 报表向导提供的自动创建报表有两种格式：一种是纵栏式，另一种是表格式。 ⑵ 自动创建图表 如果需要将数据以图表的形式表示出来，使其更加直观，就可使用图表向导创建报表。图表向导功能强大，提供了几十种图表形式供用户选择。 新建报表向导，选择图表向导，和数据来源表： 选择图表数据所在字段： 选择图表的类型： 指定图表的布局： 指定图表的标题： 运行图形报表，得到结果图： 4. 标签向导 标签向导的功能强大，它不但支持标准型号的标签，也支持自定义标签的创建。 5. 使用报表设计视图 下面介绍如何利用工具箱进行简单的报表创建。以罗斯文数据的【产品】数据表为例，创建报表。 启动【新建报表】： 报表设计工作区如下： ⑴ 向报表工作区添加控件： 报表中的每一个对象，都称为之为控件，控件分为三种： ◆ 绑定控件 绑定控件与表字段绑定在一起。在向绑定控件输入值时，Access 自动更新当前记录中的表字段值。大多数允许输入信息的控件都是绑定控件。绑定控件可以与大多数数据类型捆绑在一起，包括文本、日期、数值、是/否、图片、备注字段。 ◆ 非绑定控件 非绑定控件保留所输入的值，不更新表字段值。这些控件用于显示文本、把值传递给宏、直线和矩形、存放没有存储在表中但保存窗体或报表的OLE对象。 ◆ 计算控件 计算控件是建立在表达式（如函数和计算）基础之上的。计算控件也是非绑定控件，它不能更新字段值。 用户可以在设计视图中对控件进行如下操作： ◆ 通过鼠标拖动创建新控件、移动控件。 ◆ 通过按Del键删除控件。 ◆ 激活控件对象，拖动控件的边界调整控件大校 ◆ 利用属性对话框改变控件属性。 ◆ 通过格式化改变控件外观，可以运用边框、粗体等效果。 ◆ 对控件增加边框和阴影等效果。 向报表中添加非绑定控件，可通过从【工具箱】中选择相应的控件，拖动到报表上即可。 向报表中添加绑定控件是一项重要工作，这类控件主要是文本框，它与字段列表中的字段相结合来显示数据。 在报表中创建计算控件时，可使用以下两种方法：如果控件是文本框，可以直接在控件中输入计算表达式。另，不管控件是不是文本框，都可以使用表达式生成器来创建表达式。 使用表达式生成器创建计算控件的操作步骤如下： ◆ 在设计视图中打开报表。 ◆ 创建或选定一个非绑定的【文本框】。 ◆ 单击【报表设计】工具栏中的【属性】。 ◆ 打开属性对话框中的【数据】标签，并单击【控件来源】。 ◆ 单击表达式生成器按钮，弹出【表达式生成器】。 ◆ 单击“=”按钮，并单击相应的计算按钮。 ◆ 双击计算中使用的一个或多个字段。 ◆ 输入表达式中的其他数值，然后【确定】。 ⑵ 控件的更改和设置 更改控件的方法通常有两种：即在窗体内直接修改或利用属性窗口进行修改。 ⑶ 在报表中添加节 为了使报表更易于理解，可将报表分成若干节，在报表上以不同的间隔显示信息。默认空白报表有3个节：“页面页眉”、“主体”、“页面页脚”，选择【视图】|【报表页眉/页脚】，可增加两个节：“报表页眉”、“报表页脚”。 报表的节也具有属性，不过比报表的其他控件的属性要少得多。使用【格式】工具栏上的【填充/背景色】可设置节的颜色；但所有其他的属性，必须使用节的属性对话框进行设置。要打开节的属性对话框，可以双击节中任意空白区域、节的边线或节选择器。 ⑷ 属性设置 除了可以移动控件的位置和改变控件的尺寸外，还可以通过属性对话框设置控件的其属性。方法是右击需要进行属性设置的控件，在弹出的快捷菜单中选择属性。 ⑸ 保存报表 在对报表进行修改后，单击工具栏中的【保存】，就会弹出【另存为】对话框。在文本框中输入报表名称，然后单击【确定】按钮，就可以保存报表。 6. 用报表设计视图创建报表 下面通过实例说明设计报表的步骤： ⑴ 打开相应数据库，新建报表，选择【设计视图】、选择【订单】表。 ⑵ 添加相应字段到报表设计主体区内。 ⑶ 添加页面页眉和页面页脚 其中页面页脚的文本框内容由属性窗口和表达式生成器生成。 ⑷ 保存运行得到结果 7. 报表属性 下面是报表的属性窗口，该对话框有五个选项卡，分别是：【格式】、【数据】、【事件】、【其他】、【全部】。 如果没有用设计视图打开报表，而是选中一个报表后，单击工具栏上的【属性】按钮，则将会弹出另外一种报表属性对话框。 8. 使用报表快照 Access 2003 提供了一种称为报表快照的新型报表。它是一个具有.snp扩展名的独立文件，包含Access 2003 报表所有页的备份。这个备份包括高保真图形、图标和图片并保存报表的颜色和二维版面。报表快照的优点是，不需要照相复制和邮寄印制版本，接收者就能在线预览并只打印他们所需要的页面。 为了查看、打印或邮寄一个报表快照，用户需要安装“快照取景器”程序，它是一个独立的执行程序，它提供了自己的控件、帮助文件和相关文件。在默认情况下，当用户第一次创建一个报表快照时，Access 2003就自动安装了“快照取景器”。 通过电子邮件发送 三、报表高级设计 下面对报表设计中排序、分组及子报表等内容进行详细讨论。 1. 排序与分组 所谓分组，是指按某个字段值进行归类，将字段值相同的记录分在一组之中。而排序是指按某个字段值将记录排序。 在设计视图方式打开相应的报表，单击工具栏上的【排序与分组】按钮，弹出对话框，在对话框上部的【字段/表达式】和【排序次序】中选定相应内容，则在下部出现【组属性】区域。 系统默认的排序顺序为升序排列。当需要对数据进行分组时，可以单击要设置分组属性的字段或表达式，然后设置其组属性。最多可对10个字段和表达式进行分组。 ◆ 组页眉 用于设定是否显示该组的页眉。 ◆ 组页脚 用于设定是否显示该组的页脚。 ◆ 分组形式 选择值或值的范围，以便创建新组。或用选项取决于分组字段的数据类型。 ◆ 组间距 指定分组字段或表达式值之间的间距值。 ◆ 保持同页 用于指定是否将组放在同一页上。 下面对不同的分组情况进行介绍： ⑴ 按日期/时间字段分组记录 ◆ 每一个值 按照字段或表达式相同的值对记录进行分组。 ◆ 年 按照相同历法中的日期对记录进行分组。 ◆ 季度 按照相同历法季度中的日期对记录进行分组。 ◆ 月份 按照同一月份中的日期对记录进行分组。 ◆ 周 按照同一周中的日期对记录进行分组。 ◆ 日 按照同一天的日期对记录进行分组。 ◆ 时 按照相同小时的时间对记录进行分组。 ◆ 分 按照同一分钟的时间对记录进行分组。 ⑵ 按文本字段分组记录 ◆ 每一个值 按照字段或表达式相同的值对记录进行分组。 ◆ 前缀字符 按照字段或表达式中前几个字符相同的值对记录进行分组。 ⑶ 按自动编号、货币字段或数字字段分组记录 ◆ 每一个值 按照字段或表达式中相同数值对记录进行分组。 ◆ 间隔 按照位于指定间隔中的值对记录进行分组。 ⑷ 设置排序与分组的步骤 在对报表中的数据分组时，可以添加【组页眉】或【组页脚】。组页眉通常包含报表数据分组所依据的字段，称为分组字段，而组页脚通常用来计算每组的总和或其他汇总数据。它们不一定要成对出现。 2. 子报表 子报表是出现在另一个报表内部的报表，包含子报表的报表称为主报表。主报表中包含的是一对多关系中的“一”，而子报表显示“多”的相关记录。 一个主报表，可以是结合型，也可以是非结合型。也就是说，它可以基于查询或SQL语句，也可以不基于它们。通常，主报表与子报表的数据来源有以下几种联系： ◆ 一个主报表内的多个子报表的数据来自不相关记录源。在此情况下，非结合型的主报表只是作为合并的不相关的子报表的“容器”使用。 ◆ 主报表和子报表数据来自相同数据源。当希望插入包含与主报表数据相关信息的子报表时，应该把主报表与一查询或SQL语句结合起来。 ◆ 主报表和多个子报表数据来自相关记录源。一个主报表也可以包含两个或多个子报表共用的数据，在此情况下，子报表包含与公共数据相关的详细记录。 四、预览及打印报表 1. 预览报表 单击数据窗口中【对象】栏下的【报表】按钮，选中所需预览的报表后，单击工具栏中的【预览】按钮，即进入【打印预览】窗口。打印预览与打印真实结果一致。如果报表记录很多，一页容纳不下，在每页的下面有一个滚动条和页数指示框，可进行翻页操作。 2. 报表打印 打印报表的最简单方法是直接单击工具栏上的【打涌按钮，直接将报表发送到打印机上。但在打印之前，有时需要对页面和打印机进行设置。

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