成功在于关键的时刻进行沟通

陈珮馨 一场重要会议中，老闆突然劈头转向你，要你谈谈对专案的看法，该如何把握「关键时刻」，展现最佳谈吐举止，博得老闆的肯定和讚赏？ 中华人力资源管理协会邀请博茂企业总经理李港生，导读《关键沟通---让你在职场脱颖而出的16大成功说话技巧》一书，帮助上班族学习抓赘关键」，成功秀出自己。 掌握开场30秒 读书会席上，李港生提早现身，温暖地叫出每一位学员的名字，谈笑风生地互问近况，气氛瞬间活络起来。「前30秒是关键９李港生说，一席演讲掌握前30秒、充分展现自信，胜过接下来花30分鐘苦苦弥补，原来他不只是来「导读」，更是身体力行「演」了一堂最佳示范。 虽然是读书会，李港生劈头就说「尽信书不如无书」，书看多没有用，重要的是能融合成「智慧」，精準说出自己的看法。他当场以身作则，把《关键沟通》书中的16大成功说话技巧，浓缩成九大项，融入自身詮释，分享如下： 练就九大心法 推销点子 「好点子」别放在脑袋裡，要掌握机会，把它「卖」出去！向老闆推销点子，别一逕描述「现象」，例如，空泛地抱怨部属办事没效率，而要找到问题根源，直接讲述引起现象的背后「原因」。甚至学著用「一句话」来阐述点子，如果是公开简报，尽量不超过15分鐘，记得要展现热忱和信心。 商业午餐演说 吃饭皇帝大，没有人喜欢边吃、边听大道理。负责午餐会报，千万别谈伟大理论，要从亲身小故事著手，先想一个劲爆的标题，透过「剧情」的描述，吸引所有听眾的心。 讲故事的秘诀，首先要有具体姓名，不管是林先生、王阿明都可以，其次是叙述细节，才能引人入胜，可以透过对白或影像，增加戏剧效果。记住，时间不能超过30分鐘。 棘手的提问 面对台下一堆鬼灵精怪的提问，该如何化险為夷，才不会就地阵亡？首先，先预设问题，充分作準备；台下发言时，别皱眉、不耐烦，表现高度的兴趣，谢谢对方的提问，接著把问题重组一番，依序回应。 万一被问倒了，千万不要神情迟疑、吞吐结巴，先称讚对方「问得非常好」，紧接把麦克风转往听眾，「谁有相同的经验，分享给大家吧９不但气氛炒热了，还能顺利脱身、躲掉尷尬。 败中求胜的转机简报 来往厂商决定抽单，好不容易安排一场会晤，要藉此反败為胜，首先须力邀双方决策者出席，游说时尽量透过表演、实验的方式，展现优势。 例如，一家行销公司希望争取药品代理，為了向消费者说明该药药性温和、不伤植物的特性，每一位成员都配戴康乃馨出席，并当场实验给药厂看，对方从来没想过这招行销手法，非常惊讶，行销公司也就顺利取得代理权。 向大老闆简报 大老闆需要的是宏观的见解、建设性的大方向，简报时要提纲挈领，不超过三个重点，也不要落入琐碎的细节，尽量引用大老闆的话、不要猛谈「我认為」，使用「建议」的口吻。 务必邀请直属主管参与会谈，因為他才是关键人。「提早结束」也是秘诀之一，原来20分鐘的简报，提早在15分鐘完成，可发挥画龙点睛之效。 与上司意见相左 别急著自我澄清，上司一定有他的压力，先发挥同理心，询问他的内心想法：哪些最满意、哪些最不满意、希望达到哪些目标、完成期限等。 充分掌握上司想法后，才从企业共同需求的角度，提出具体的行动方案。强调企业需求，可以降低上司的反感，让他感觉你是一起打拚的伙伴。结束谈话前，感谢上司的聆听，以维持关係和谐。 宣布坏消息 身為主管难免要扮黑脸，不管是减薪、取消休假、增加工作，「时机」掌握得好，可以免除许多衝突、纷争。比如说，利用下班前、尤其是周五下班前宣布，员工虽然当时会有情绪反弹，但上班时再碰面，火气已消了大半。 找有正当性的人，担任宣布者也很重要，沟通时要能将心比心，充分体谅部属的困境。面对面是最佳的沟通管道，不得已才用视讯会议、电话或书面通知。 大型聚会引言 大型聚会引言人难為，如何不落俗套，就看个人功力。一般人最直接的作法，就是把演讲者的名字、头衔、事蹟念一遍，若能从相关的「主题」切入，先强调它的重要性，或是说一个小故事，才把焦点引到演讲者，往往更有效果。 激励人心谈话 激励人心的原理很简单，就是讲一些近「人性」的话，大家都不喜欢听训，却喜欢「听故事」，所以要多讲有趣、能感动人心的事情，甚至邀请听眾参与演讲，也能激发意想不到的效果。

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